A automatização, ou migração para o digital, já é uma realidade para empresas de todos os portes e segmentos. No entanto, sabemos que nem todas se adequaram a isso ainda, embora não faltam motivos para que se migre. Basta ver que hoje, no Brasil, temos 139 milhões de usuários de internet, 122 milhões de usuários ativos de redes sociais e 239 milhões de usuários de dispositivos mobile. Qualquer negócio depende do mercado, e este já está na era digital.

Ficar de fora é condenar sua empresa à morte, de forma progressiva, e acelerada exponencialmente. Mas por onde começar? Muitas empresas nasceram e viveram por décadas, antes da revolução digital, e isso pode criar certas ilusões de que mudar não é necessário. Quando analisados os fatos, percebemos que os custos já não são tão altos. As vantagens são imensas. Podem existir até barreiras de conhecimento e qualificação, mas não existem desvantagens. Só que há, certamente, a relutância de alguns empresários, algo de caráter muito mais comportamental do que prático.

Respondendo à pergunta do título, o quando, pode ser respondido simplesmente com: agora! Já não vale protelar a migração. É tudo muito rápido e muito mais simples se tirarmos o medo de mudança da nossa frente. Entretanto, podem faltar recursos. Pode haver fatores que atrasam o processo. O que mais determina isso como imprescindível, a meu ver, é seus concorrentes já terem migrado e seu mercado não aceitar mais o analógico.

Se houver concorrentes grandes atuando no digital, o segmento deve estar demandando a digitalização – e isso quer dizer que em breve você perderá clientela. É bom estar em grupos de discussão, acompanhar notícias, inclusive as de tecnologia. Isso permite que, como empresário, se tenha insights do que o mercado está pedindo.

A digitalização está dividida em dois grandes grupos, o interno, que inclui a parte de operações e gestão, e o externo, que inclui marketing e vendas, quem faz a ponte com o cliente. Se a venda da empresa não está boa, não vale a pena investir em operação. Porém, se as vendas estão estáveis, mas o volume de dados está tomando tempo e dinheiro, não vale se focar em automação dos fatores externos, por exemplo.

O interno cobre processos do dia a dia. Automatização de softwares de gestão, de contabilidade, de pagamentos, digitalização de documentos e até de processos cotidianos. Informatizar a empresa permite maior controle sobre o que acontece nela, seja no aspecto financeiro ou mesmo na operação. É algo que oferece agilidade para lidar com mais clientes e deixa a empresa pronta para se desenvolver e melhor aproveitar o que já possui. Melhor ainda, vai fornecer dados para tomar boas decisões em gestão.

O externo cobre um site responsivo, campanhas de divulgação na internet, automação de marketing, CRM, e-commerce, dentre outras coisas que irão modernizar a parte de contato com o cliente. Seu maior objetivo é expandir o alcance da sua mensagem, ampliando potencial de vendas e permitindo maior entrada de caixa. É tão crucial e estratégico quanto a digitalização interna.

Se antes era preciso contratar empresas de softwares e desenvolver programas específicos para cada necessidade, demandando grandes investimentos, hoje já é possível encontrar sistemas padronizados, que atendem as demandas de uma boa parte das empresas, por preços que partem de R$ 20,00 / mês. Ou seja, falta de recurso não serve mais como desculpa para não digitalizar processos.

Se dinheiro não é o problema, a dificuldade maior talvez esteja na barreira psicológica. Aquela velha máxima de que “sempre foi assim e deu certo”, simplesmente não pode mais ser aceita. Por mais que os colaboradores, e até mesmo os empresários, tenham dificuldades para lidar com a tecnologia, é preciso que todos estejam abertos a aprender e incluir o uso desses sistemas no dia a dia.

Cabe ressaltar que, se esses programas não forem adotados e alimentados corretamente por todos, certamente não serão eficazes. Para vencer a resistência e dificuldades, além de cursos e treinamentos, pode-se lançar mão de abordagens como o coaching, que tende a trabalhar questões de cunho comportamental.

Independentemente de qual for a maior necessidade de digitalização da sua empresa, os recursos que ela tem disponível ou o empenho da equipe em adotá-los, já deu para perceber que trata-se de um caminho sem volta. O mundo já é digital e, ficar de fora significa perder mercado e, talvez, nem sobreviver. Cabe ao responsável pela empresa, seja ele o dono ou presidente, buscar alternativas para fazer essa transição de modo tranquilo e eficaz. Felizmente, opções não faltam. Basta foco e uma boa dose de empenho de todos para que os benefícios logo apareçam.