Entenda a importância do POP – procedimento operacional padrão.

Sabe-se que toda empresa necessita de, no mínimo, um critério de organização para funcionar adequadamente. Para isso, ela deve criar formas de executá-la, independentemente do nível e do modelo. Essa prática se resume ao procedimento padrão de cada tarefa.

Mais do que somente isso, o Procedimento Operacional Padrão é um modelo de administração que permite manter a qualidade dos serviços e produtos do negócio, de maneira a apresentar uma padronização do sentido geral das tarefas organizacionais.

MAS O QUE É POP?

É a nomenclatura para: Procedimento Operacional Padrão, que descreve de forma detalhada todas as etapas indispensáveis para a realização de uma atividade. Sendo assim, pode ser considerado um script padrão, um roteiro de como realizar a tarefa.

Agora imagine uma situação real:

Um cliente foi a uma loja de departamentos para comprar uma batedeira para a esposa. O vendedor que o atendeu identificou suas necessidades. Ofereceu produtos diversos que atendiam à necessidade da esposa. O marido informou que conversaria com a esposa e depois retornaria. Assim o fez no dia seguinte, mas aquele vendedor não estava, então outro vendedor o atendeu. Além de oferecer outros eletrodomésticos que não atendiam à necessidade do casal, o vendedor não foi atencioso como o do dia anterior. Resultado: o possível comprador saiu da loja sem adquirir o produto. Percebeu onde está o equívoco? Imaginou se a empresa tivesse um POP para atendimento aos clientes?

Certamente, haveria uma metodologia para atender a clientes de retorno à loja, o que contribuiria para aumentar suas vendas e melhorar o relacionamento com seu público. Perceba que uma empresa que funciona em diferentes turnos precisa de padronização em sua forma de atender, pois se um colaborador agir diferente do outro, o cliente será o primeiro a notar. 

No mesmo sentido, Duarte (2005) descreve Procedimento Operacional Padrão (POP): Seja técnico ou gerencial, o POP é parte de um manual de procedimentos que uma empresa, por exemplo, pode desenvolver de forma a descrever detalhadamente uma atividade para garantia da padronização de suas tarefas e assim garantirem a seus usuários um serviço ou produto livre de variações indesejáveis na sua qualidade final.

Esta consideração também pode ser estendida, portanto, para o planejamento das atividades em outras áreas, ainda que elas variem muito. Atente para o fato de que a padronização não deve ser usada indiscriminadamente; deve-se analisar se o processo a ser padronizado é passível de tal condição.

O POP deve conter as orientações das sequências operacionais e de toda sua aplicação, demonstrando quais equipamentos são necessários, assim como os insumos e os responsáveis,  a descrição exata e detalhada dos procedimentos das tarefas, etc, gerando assim um documento de normatização.

Grande parte dos empresários que passam a utilizar esse formulário gera posteriormente um manual, chamado Manual de Procedimentos, que garante o sucesso da implementação de procedimentos e a igualdade de sua execução e resultados, independentemente de quem os realize e quando o faça.

É importante reforçar que o Procedimento Operacional Padrão, ou POP, deve ser compreensível a todos os colaboradores, assim como sua execução de fácil entendimento. Assim se assegura o padrão das atividades, sejam de serviços ou produtos, e a não variabilidade na qualidade para os usuários.

Podemos afirmar que os procedimentos só tendem a simplificar a performance, tanto dos envolvidos como do processo empresarial, gerando mais segurança, economia e qualidade ao processo global.

Gostou do que leu? Ficou interessado em saber mais?

Então, continue acompanhando nossas postagens, pois elas ajudarão você em seu desenvolvimento como gestor e interessado nos processos empresariais.

Aproveite!